fuifcontract voor verenigingen

Voorwaarden geldig vanaf 1 mei 2020

1. Aanvragen voor verhuurfuiven

Aanvragen voor gebruik van ‘t Kasseiken voor fuiven/optredens worden steeds voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Om een vlotte planning te garanderen worden de schriftelijke aanvragen van uw fuif tenminste 3 maand op voorhand verwacht. De Raad van Bestuur stelt een planning op aan de hand van de aanvragen en brengt dan de vereniging 2 maanden op voorhand op de hoogte van de datum en afspraken. Vermeld in de aanvraag de voorkeurdata, een beetje info over de vereniging en het opzet van de fuif/optredens (ev. thema, naam, aanpak,...).

 

2. De gebruikersovereenkomst

De gebruikersovereenkomst moet in het jeugdhuis ondertekend worden door de gebruiker. Dit doet men best door een afspraak te maken met het secretariaat. De gebruikersovereenkomst wordt samen met een verantwoordelijke van het jeugdhuis overlopen zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

3. Waarborg

  • Bij het afsluiten van dit contract wordt een waarborg van 250 € betaald. Dit kan cash of via overschrijving op volgend rekeningnummer: BE24 8909 2406 1538BIC: VDSPBE91

 

  • De overeenkomst gaat pas in na betaling van de waarborg. Deze moet dus betaald worden bij het tekenen van het contract.

 

  • Indien zich geen schadegevallen voordoen wordt de waarborg geheel terugbetaald (zie 9. opzet en opkuis). Het terugbetalen van de waarborg gebeurt niet op de avond zelf, maar wordt achteraf afgetrokken van de rekening.

 

  • Indien er zich schadegevallen of kosten verbonden aan opkuis voordoen op de fuif/de optredens zelf, dan wordt de herstellingskost of opkuiskost van de waarborg afgehouden. ( zie 9. opzet en opkuis)

 

4. Annulatie van de overeenkomst

 

  • Indien de fuif geannuleerd wordt, gelden de volgende regels:
    - Indien de annulatie gebeurt meer dan 2 weken voor het evenement: volledige waarborg terug.
    - Indien de annulatie gebeurt vanaf 2 weken voor het evenement: 125 € wordt van de waarborg ingehouden.
    - Indien de annulatie gebeurt op de dag van het evenement zelf: de volledige waarborg (250 €) wordt ingehouden.

5. Kostprijs

 

  • Een vereniging die voor één of andere gelegenheid een feestje of fuif wil organiseren, kan gratis gebruik maken van de lokalen van het jeugdhuis.

 

  • Wat geluid betreft, kan kosteloos gebruik gemaakt worden van de vaste versterkers en boxen.

 

  • De vereniging kan ervoor kiezen om zelf voor licht en geluid te zorgen. Maar dit kan ook via ’t Kasseiken, de kostprijs hiervoor is 200€ voor licht en 165€ voor mengpaneel en cd-spelers.

  • Extra belichting of geluid kan gevraagd worden, de prijs wordt dan aangepast.

  • Als je zelf een installatie meebrengt, is het belangrijk dat de installatie is aangepast aan de grootte van de zaal. Het vermogen van de installatie mag in geen geval te groot zijn.

 

  • Als organisator ben je verplicht de geluidsnormen te respecteren. Het maximum geluidsniveau tijdens een fuif bedraagt 95dB(A)LAeq, 15min. Registratie van het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit is verplicht. Het jeugdhuis beschikt over een eigen geluidsmeter. Wij vragen €10 voor het gebruik hiervan. Bij schade wordt de volledige herstellingskost van de 10Eazy-geluidsmeter aangerekend. (Meer info over geluidsnormen staat verder in het contract)

 

  • Voor elk evenement moet er een bedrag aan SABAM betaald worden. De vereniging zorgt zelf voor de aanvraag. SABAM aanvragen doe je online via www.unisono.be.

 

  • De billijke vergoeding wordt betaald door jeugdhuis ‘t Kasseiken.

 

  • De vereniging kan gratis gebruik maken van 1.000 herbruikbare bekers die ter beschikking staan. Wegwerpbekers voor cava en wijn kosten 0,15 € per stuk. Wie geen herbruikbare bekers wil gebruiken, zorgt zelf voor de aanschaf van wegwerpbekers + gepaste afvalcontainers via IDM.

 

  • De stock wordt geteld vóór en na de activiteit. Alle geopende flessen en vaten dienen betaald te worden door de vereniging.

 

6. Opbrengst voor de vereniging

 

  • De maximum verkoopprijs voor gewone dranken bedraagt 2 €. We zijn nog altijd een jeugdhuis en hanteren dus democratische prijzen.

  • De vereniging krijgt een deel van de winst die berekend wordt aan de hand van de stocktelling. De winst gaat exponentieel omhoog, dit wil zeggen dat je meer winst maakt als je een grote fuif geeft en dus meer drank verkoopt.

  • Voor meer info kan de huurder het secretariaat raadplegen.

 

  • De volledige opbrengst van het inkomgeld is voor de vereniging.

 

  • De volledige opbrengst bij het eventueel verkopen van etenswaren is voor de vereniging. Dit moet wel op voorhand besproken worden met het secretariaat.

 

 

7. Infrastructuur

 

  • De infrastructuur van ‘t Kasseiken mag door de vereniging naar eigen smaak worden ingericht. Het wordt ook ten sterkste aangeraden om de infrastructuur in te kleden, omdat dit de aantrekkingskracht vergroot. Dit kan vanaf 10 uur op de dag van de fuif. (Kan bij uitzondering besproken worden met het secretariaat.)

 

  • Er kan eveneens gebruik gemaakt worden van de keuken. (Gelieve dit op de technische fiche te vermelden.)

 

8. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

 

  • De organisator is verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade, berokkend aan en door derden.

 

  • De organisator is verantwoordelijk voor diefstal van materiaal. Zowel voor eigendom van het jeugdhuis als voor eigendom van de bezoekers.

 

  • In de eerste twee gevallen kan het jeugdhuis in geen geval de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op zich nemen, aangezien de vereniging huurder is van de infrastructuur van jeugdhuis ‘t Kasseiken.

 

  • Op de dag zelf is er steeds een verantwoordelijke van jeugdhuis ‘t Kasseiken zelf. Aan die persoon kunnen steeds praktische zaken gevraagd worden. Deze persoon mag gratis binnen, net als de beroepskracht, de OV en afsluiter.

 

  • - 16 jarigen krijgen geen alcohol. Gelieve bij de inkom een duidelijk verschil te maken tussen - 16j en + 16j (bv: 2 verschillende bandjes). De vereniging is verantwoordelijk voor het toezicht hierop. Het is belangrijk dat er op het drankverbruik van de bezoekers wordt gelet. Geef dronken jongeren a.u.b. geen alcohol meer!!

 

 

9. Opzet en opkuis

 

  • Tijdens de opzet overlopen de verantwoordelijke van de vereniging en een verantwoordelijke van het jeugdhuis de vooropgestelde checklist. Deze wordt door beide partijen ondertekend. Aan de hand van deze checklist wordt na de fuif gecontroleerd of er schadegevallen of kosten verbonden aan de opkuis zijn.

 

  • De stock wordt opgenomen vóór de opzet samen met iemand van de organisatie.Aan de hand van dit formulier wordt de factuur opgemaakt. De stock wordt nadien opnieuw samen met iemand van de organisatie geteld.

 

  • De vereniging dient zelf de zaal in gereedheid te brengen. Dit kan vanaf 10 uur, bij uitzondering gelieve het secretariaat vooraf te verwittigen.

 

  • De opkuis gebeurt bij voorkeur de dag na de fuif.Gelieve hiervoor afspraken te maken met het secretariaat. De dag na de fuif vindt de controle van de checklist plaats, hiervoor dient opnieuw de verantwoordelijke van de vereniging aanwezig te zijn.

 

  • De organisator dient zelf de zaal op te kuisen. De vereniging dient hiervoor zelf mensen ter beschikking te stellen. Wanneer dit niet gebeurt, wordt de waarborg hiervoor aangerekend.

 

    Wat wij verstaan onder opkuis:

  1. Doeken opvouwen en wegleggen. (Of wassen, zie reglement brandveilige doeken)

  2. Zaal, instuif, keuken en toiletten schuren en droogdweilen.

  3. Het leeggoed stapelen aan het keldergat.

  4. Herbruikbare bekers volledig droog en proper in de keuken achterlaten.

  5. Afval rapen op de parking, op straat en bij de buren.

  6. Al het meegebrachte materiaal terug meenemen naar huis.

 

  • Indien er zich schadegevallen of kosten verbonden aan de checklist voordoen op de fuif/ de optredens zelf, dan wordt de herstellingskost of opkuiskost van de waarborg afgehouden.

 

  • Het meubilair uit de instuif wordt teruggezet zoals het stond.

 

  • Gebruikte wegwerpbekers worden in de vuilbakken (REST) van het jeugdhuis gedeponeerd.

 

  • De vereniging kan ervoor kiezen om zelf voor kuismateriaal te zorgen. Maar dit kan ook via JH ’t Kasseiken, de kostprijs hiervoor is 15€ ( inclusief vuilniszakken, kuisproduct, wc papier, afwasmiddel, dweilen, handdoeken, schotelvodden, wc product). Jeugdhuis ’t Kasseiken stelt volgend materiaal gratis ter beschikking: veeg- en schuurborstels, aftrekkers, emmers.

 

10. Veiligheid

 

  • We staan erop om bij een fuif vanaf 250 personen 3 mensen aan te duiden die instaan voor de veiligheid.Deze veiligheidsmensen zijn minstens 21 jaar, blijven heel de avond nuchter en hebben een bewijs van goed gedrag en zeden. Zij zorgen voor de veiligheid en orde, zowel binnen als buiten het jeugdhuis. Zonder deze veiligheidsmensen gaat de fuif niet door.  Deze mensen mogen onder geen enkel beding een vergoeding vragen voor hun diensten aan de bezoekers.

  • Zowel de organisatie als het jeugdhuis geven deze 3 namen door aan de politie.
     

  • Vooral buurtlawaai en straatvandalisme moeten zij proberen vermijden. Problemen met de buren willen we ten allen tijde vermijden.  We hebben een goede verstandhouding met de buurt en we willen dit graag zo houden. De huurder moet het buurtlawaai tot een minimum beperken, wanneer men de situatie niet meer onder controle heeft moet de politie verwittigd worden. Indien dit niet gebeurt en er komt een melding van overlast, wordt een deel van de waarborg ingehouden (50 €).

 

  • De nooddeuren moeten altijd vrij blijven, ze worden enkel geopend bij nood. Niet om een luchtje te gaan scheppen. Daarop zien de mensen die hierboven vernoemd worden toe.

 

11. De geluidsnormen

 

De normen

 

  • Het jeugdhuis bevindt zich in Categorie 2. Dat betekent dat wij ons moeten houden aan een geluidsniveau van maximum 95dB(A)LAeq, 15min. (mag getoetst worden aan 102dB(A)LAmax,slow.)

  • In een categorie 2 moet permanent gemeten worden.

  • Hoe wordt er gemeten? Over een kwartier bij maximum 95dB. Over een uur bij een maximum tussen 95dB en 100dB

  • Metingen gebeuren ter hoogte van de mengtafel.

 

De huurder

 

  • Verplicht gebruik van de 10Eazy en de ingestelde preset. Voor het gebruik van de meter vragen we 10 €.

  • Na de activiteit moet er een meetrapport afgeleverd worden. Als dit door bepaalde manipulaties niet kan wordt de waarborg ingehouden.

  • Als het meetsysteem wordt gemanipuleerd, wordt uitgezet of als de normen die van toepassing zijn worden overschrijden zal dit de aanleiding zijn om de verhuuractiviteit te beëindigen. De waarborg zal dan worden ingehouden.

  • Gasboetes, boetes voor milieu-inbreuken of milieumisdrijven zijn te laste van de huurder.

  • Bij schade aan de geluidsmeter wordt de volledige kost doorgerekend aan de huurder.

 

Andere externen

 

  • Verplicht gebruik van de 10Eazy en de ingestelde preset.

  • Na de activiteit moet er een meetrapport afgeleverd worden. Als dit door bepaalde manipulaties niet kan wordt de waarborg ingehouden.

  • Als het meetsysteem wordt gemanipuleerd, wordt uitgezet of als de normen die van toepassing zijn worden overschrijden zal dit de aanleiding zijn om de verhuuractiviteit te beëindigen. De waarborg zal dan worden ingehouden.

  • Gasboetes, boetes voor milieu-inbreuken of milieumisdrijven zijn te laste van de huurder.

  • Als de DJ zich niet aan de normen houdt kan de afgesproken vergoeding geheel of gedeeltelijk ingehouden worden.

 

Concrete info rond het gebruik van de 10Eazy geluidsmeter kan je vinden in de handleiding. Voor vragen kan je ook steeds bij het bestuur van het jeugdhuis terecht.

 

12. Allerlei

 

  • De vereniging moet zelf zorgen voor drankbonnetjes. Deze zijn na de fuif niet meer geldig in het jeugdhuis.

 

  • De fuif duurt maximum tot 04.00 uur. Uitzonderingen hierop zijn niet mogelijk! Bonnetjes mogen tot 03.30 uur verkocht worden en de bar moet om 03.45 uur gesloten worden. De muziek wordt dan ook stiller gezet, zodat er vlot om 04.00 uur kan gestopt worden.

 

  • Vanaf 2 januari 2003 wordt elke fuif doorgegeven aan het gemeentebestuur en de federale politie. Wij willen een goede communicatie met de overheidsdiensten om problemen en vandalisme te voorkomen. Ze zullen patrouilleren tijdens grote fuiven. Deze melding gebeurt door de vereniging zelf via , dit kan je vinden op de website van de gemeente of politie. (www.wachtebeke.be; doorklikken naar vrije tijd > activiteiten organiseren)

 

  • De bureau en bovenzaal worden nooit ter beschikking gesteld tijdens fuiven of andere activiteiten.

 

  • De vereniging en de bonnetjesstand.

 

  • De vereniging staat zelf in voor de barwerking tijdens de fuif.

 

  • Het jeugdhuis is een verplicht voorverkooppunt voor de aangekondigde activiteit.

 

  • Het is verboden eigen drank binnen te brengen/te verkopen in het jeugdhuis.

 

  • Indien optredens georganiseerd worden, dan kan per band één bak aan inkoopprijs gekocht worden van het jeugdhuis.